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活动风险管理的十个建议

发布时间:2021-01-12 10:47:44     文章分类:会议方案

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任何一个有经验的会奖活动策划人,对于活动的风险都有一定程度的敏感度,在制定活动方案及实际运作过程中,也都会或多或少采取相应措施,以减少风险可能带来的损失。可对于很多策划人来说,现实中遇到的各种各样的风险,好像总是比自己设想的要多。最近EventForce一篇文章,专门探讨活动管理中降低风险的方法,值得业界参考。
01、做一个风险评估
在活动举办前,对于可能产生的风险进行一次全面评估,以确保活动可以安全举行,是一件非常有必要做的事情。通过评估,你可以弄清楚在你的活动参与者当中,谁可能受到伤害以及为什么会受到伤害,然后评估这种风险发生的概率,并据此采取相应的行动。需要注意的是,不仅要考虑参会者,还要考虑工作人员。
02、要有一个详实的活动管理计划
每个策划人在活动开始之前都会有一个大致方案,但这还不够——需要将预先评估到的风险因素及其处理方法考虑进去。这个计划不仅要包括从立项到会后的整个过程,还要将现场执行人员、供应商、服务商等信息都一并考虑进来。员工要经过培训,任务要分配到人,且责任清晰。
03、制定健康与安全计划
只是了解了风险并想办法加以减轻只是第一步,你还应该有一个清晰的健康与安全计划以备之需。如果你的活动规模较大,你可以与专业的安全与急救部门保持沟通。如果规模不大,一个现场协助方案可能就够了。
04、考虑座位与安全撤离问题
座位问题实际上与活动的特点有关。如果你的活动只是站立式的,或者需要的座位有限,那就简单多了。可如果你在礼堂里开会,那就一定要保持通道畅通。
05、检查电路与防火安全设施
涉及电的问题总是存在风险的。要确信活动现场所有与电有关的操作都是通过专业电工完成的,电器与控制面板不允许参会者、非专业人员以及其他不相关人员接近。防火也是会议策划人的职责之一,确保现场都是按照防火规范执行的。
06、有一个危机沟通计划
在会议期间,让工作人员明白遇到问题如何与相关人员联系是非常重要的一件事情。除了知道与谁联系,还要知道怎么联系、什么时候联系,因为这与危机应对的效果有直接关系。需要明白的是,不同的人可能有着不同的联系通道。
07、有一个疏散计划
虽然很难预测所有可能出现的风险,也无法明确知道什么时候、在什么地方出现,但我们还是应该有一个有效的疏散计划。弄明白疏散通道的位置,做好标记,并指定好疏散人员汇集的空间。记住要安排相关人员负责具体疏散事宜。
08、评估残疾人通行需求
你的活动注册系统应该会告诉你参会者中的残疾人通行需求。如果提供残疾人通行服务,那就要在通道上标记清楚,且保证其能够使用。例如,两块木板支撑的斜坡就不能确保残疾人安全通行。与其将残疾人至于危险之中,还不如对外声明,这个活动无法接待残疾人。移动性的斜坡、拐杖等是可以租用的。
09、买保险
尽管购买保险可能不是你风险防范计划的一部分,但有一个与你的活动相关的保险计划还是很值得的。需要特别说明一下,公共责任险(Public Liability Insurance)可以涵盖活动中的事故、损失、失窃等内容。这类保险有多个层级,你都要考虑到。比如,你租用了一个大楼,业主可能已经购买了相关保险;你聘请了一家第三方服务公司,比如娱乐、VR展位等,它们也需要这一类保险。你还要考虑员工在会议期间的保险问题。
10、不要忘了数据安全
虽然活动风险主要是物理方面的,数据安全问题也不能低估。我们差不多每周都能听到关于个人信息泄露方面的消息。对于会议主办者而言,保护参会者信息安全,防止数据泄露,是一项优先要做好的工作。数据泄露可以有很多方式,其中包括共享系统密码、打印代表证、共享Wi-Fi以及设备丢失等。需要根据活动技术提供商的情况,设定信息安全相关的检查项目。