一、 智慧会务信息系统整体思路

标准化产品，提供一站式会务组织接待的信息化解决平台。对会务组织需要的各类信息进行科学分层、分类和关联分析并作合理分布的基础上，通过会务组织管理平台整合会议前期准备，会议过程以及会议结束后的各种信息资源，以会议主题为核心，建立统一的数据管理平台。帮助会议组织者轻松实现会议的组织、安排、协调、服务；帮助与会者简单而精确的了解会议安排，享受完美会议。

所有会务组织应用功能集成在一个业务使用门户，人机操作界面设计友好，菜单简单易用，集团客户经过简单培训后即可自助使用各种应用功能。

二、 会议类型和涉及单位1、 会议类型

（1） 中小型会议（中低端会务市场）：专题研讨会、专题工作会议、业务推介会、新闻发布会、产品发布会、签约仪式、表彰会、展览会等。

（2） 大型会议（高端会务市场）：大型比赛/运动会、政府人大会议、其他大型会议。 2、 会议涉及单位和部门

（1） 主办单位：专业部门、办公室、协作部门、采购部门等

（2） 参会单位

（3） 专业会务公司

（4） 广告公司

（5） 新闻媒体单位

（6） 其他合作伙伴

三、智慧会务信息系统功能描述

（一）系统管理模块

核心功能：机构/人员/权限/个人资料管理设置，详细功能描述如下： 1、统一：管理员帐号和密码管理

2、公司信息和组织机构管理

3、个人资料设置。

4、操作角色和权限设置（定义角色，附加角色权限，指定人员角色）

5、其他应用配置参数：会务组织甘特图模版，默认工作日历

（二）会务组织和议程管理

1、会议创建和定义：会议名称、起止时间、会议议程制定和优化（根据会议类型提供模版修改）

2、会务组织工作日历管理、会务阶段跟踪报表

4、会议场所管理：提供多会场的组织和安排管理及代表的座位排布等。

（三）参会人员信息收集

1、支持手工录入/导入会议人员信息（通用 EXCEL 表格式）

2、支持搭建临时会议报名网站，可以实时修改和同步。

3、支持参会人员的动态分组。

（四）VIP 代表管理

核心功能：代表全面的个人信息及随员信息等管理       1、代表的个人起居等习惯提供全方为的信息记录和查询；

2、VIP 人员衣食住行的安排和过程监控。

（五）会议卡管理－基于 RFID 卡的功能

核心功能：参会人员/组织人员的 RFID 卡管理1、RFID 卡管理

（1） RFID 卡定义：定义 RFID 卡的类型和卡面标准

（2） RFID 卡登记：RFID 卡与人员信息的对应关系绑定，可以和摄像头和 ID 卡采集器联动。

（3） 会场入口欢迎辞功能：基于男女声的电脑语音库优化。

（4） 电子名片交换功能

（5） 人员统计分析功能

2、附属卡管理（虚拟卡/考勤卡/购物卡/餐饮卡/行李卡/房卡等的管理）

（1） 附属卡定义

（2） 附属卡字段设置（货币字段/有效使用时间/有效使用地点/有效使用规则等）

（六）志愿者管理

核心内容：基于志愿者的基本信息/服务类别/区域/时间管理1、志愿者服务类型定义

2、志愿者派遣类型定义

3、资源者服务规则定义

（七）信息发布管理

核心内容：会议公开发布信息管理（WEB/WAP）的管理1、WAP/WEB 的管理接口参数的设定

2、WAP/WEB 的模版设计管理

3、WAP/WEB 的内容在线设计器

4、短信彩信模板设置

（八）餐饮、宾馆务管理1、住宿信息管理

（1） 住宿分配和信息登记表

（2） 住宿动态分配表

（3） 住宿预定管理（房型、日期）和入住记录管理（短信通知、统计报表） 2、餐饮信息管理

（1） 餐饮地点管理和人员分配

（2） 餐饮桌位和人员座位动态分配管理和通知模块

（九）交通车辆管理

核心功能：会议车辆使用和时间安排管理1、车辆设置管理

（1） 车辆来源、车型

（2） 车辆号牌

（3） 司机信息（姓名、手机号码）

（4） 其他：预定时间、GPS 信息2、车辆调度管理

（1） 车辆分配信息

（2） 车辆运行时间

（3） 车辆位置监控

（4） 调度通知管理

（十）指挥中心

核心内容：会务组织人员对会议各种情况的综合管理服务界面1、计划执行监控

2、设备运行监控

3、调度中心

4、在线通信中心（短信、邮件、电话、会议电话）

（（十一）其他管理模块

1、会议材料管理：会议手册、会议演讲材料，其他文字、视频等相关材料的管理。

2、考察参观管理：根据会议要求安排考察旅游。

（十二）数据采集和综合查询统计功能

1、数据采集方式、日志、异常数据排查、关键数据核对等功能。

2、包括人员、计划执行、车辆、住宿、接待、餐饮、设备运行等的查询和统计报表功能。

四、智慧会务信息系统支持的外围硬件设备

1、RFID 卡采集器（读卡器、考勤机）：设计为便携式装置，支架式/挂壁式，支持多种复杂环境下安装（例如斜坡、吊顶、车辆等），自带电池/外接电源，总重量控制在 2－3 公斤； WiFi/RJ45 口/EDGE/GPRS 接口；支持设备网络自动和手动配置识别功能，支持有线连接配置方式。

2、RFID 卡：支持白卡、高级封装卡、简易条形码卡、锁扣卡（适应行李包）等模式，根据客户需求自行购买。

3、ID 卡采集器（身份证件读卡器）：用于现场获取参会人员和工作人员的身份信息。

五、智慧会务信息系统支持的外围通用接口

智慧会务信息系统平台与投影仪、各种电视机、电视墙、大型 LED 屏幕的通用接口，支持即插即用。

六、其他

1、智慧会务信息系统平台呼叫中心整合实时语音调度、会议电话、通讯录查询等服务。

2、电子名片和欢迎辞模块支持后台运行方式。