第58届ICCA年会

在休斯敦举办的第58届ICCA年会上，第一个正式活动是针对“First Timer”（首次参会者）的。在这次会议上，主持人采访了现场的First Timers，问他们为什么来参加ICCA年会。绝大部分人的回答是“认识更多业内的人”，然后是“学习更多专业知识”。ICCA年会是一场综合性的行业活动，其价值应该是多方面的，但在各种价值中，“社交”（socialize）是最重要的之一。

在现实工作当中，无论是想要开展业务，还是做好手头的工作，你都需要结识更多专业或者行业内的人。怎么做到这一点呢？效率最高的方式就是参加该专业或行业的会议。

在会议中开展社交主要有两种途径，一是参加专门的社交性活动，比如交易会、洽谈会、酒会、午（早）餐会、沙龙、见面会等；另一个就是利用会议中的各种机会与更多的人相识，包括正式的论坛、分组会、讨论会等。

会议社交应该是存在中西差异的，不管这种差异是由文化特性造就的，还是由社会经济发展水平导致的。长时间从事会议策划及组织工作的人会发现，随着中国社会经济发展水平的不断提高，中国人在会议中社交的主动性比以往有了很大程度的提高。很显然，这与经济地位提高后国人的文化自信增加有关。然而与那些被称为“社交动物”的西方人相比，中国人总体内敛的特性在会议中还是会明显表现出来。仔细观察ICCA年会的社交活动你会发现，其中最为积极的就是典型的西方人，其次是那些来自受西方文化影响较大的国家，最后才是中国以及受中华文化影响深远的国家和地区。

可能是因为以上原因，在会议社交方面，我国的参会者更喜欢社交指向性比较强的活动。而西方人则有所不同，他们虽然也喜欢专门的对接会、洽谈会，但他们似乎天生就有能力将所有面对面机会变成社交活动。了解了西方人的这种特点你就不难理解，为什么西方人在酒会上可以端着一杯红酒站着说上几个小时，而兴致不减。可在中国的宴会或酒会上，绝大部分参会者更喜欢坐下来，安安静静地享受美食。

西方人的这种社交特性好像也不是天生的——或许与刻意塑造有关。参加ICCA年会最大的感受之一，就是社交无处不在。

ICCA年会的“社交”，大致分为以下两个方面：

第一，社交设计。在我看来，ICCA年会就像是一场专门的社交活动，不管是在会场内、会场外，还是在正式的会议现场、气氛热烈的晚间Party。

1，会议序厅的社交布置。在ICCA年会举行的几天时间里，主会场外侧的序厅更像是社交的主战场，那里始终都有很多人在交流、互动，包括会前、会中和会后。序厅的社交气氛之所以如此浓厚，与主办方的有意安排有关。序厅的一侧是“ICCA之角”，那里有沙发、椅子、桌子，你可以约人到这里来，一边喝咖啡一边交流。序厅里更多的空间是茶歇交流区，除了常设的咖啡、红茶等饮品及高脚桌之外，还有几家赞助商在那里设台，为大家提供咖啡、礼物等。在我看来，ICCA年会主会场的序厅在会议期间始终都是人流最为集中的地方，与主办方选择合适的会议场地有直接关系——大会场、中会场都集中在一个楼层。

2，有利于社交的台型设置。ICCA年会主会场的台型是圆桌式的，无论是举行开幕会议，还是举行专场活动、午餐会、宴会等，都采用同一台型。有些分论坛和分组活动，也是圆桌式的。这种台型的最大特点就是便于交流。大家坐在一张圆桌上，打个招呼，换个名片，很是方便。

3，把晚餐变成休闲娱乐+社交的专题活动。ICCA年会期间，每晚都有一场别开生面的主题餐饮活动。第一天的晚会叫“ICCA Houston Kick-off Party”,在万豪酒店的游泳池畔；第二天的叫“Cat Night@The Rustic”，在一个叫做The Rustic的地方举行；第三天的是“farewell Party-The Halloween Party”，就在会展中心的广场上。

4，鼓励在线社交。在西方国家举办会议，主办方同时开通几个主要的社交媒体——Linked-in、Intagram、Facebook、Twitter等，鼓励大家开展在线社交，是一定要做的事情。ICCA年会还有自己的APP，除了了解最新日程之外，参会者还可以在留言板上留言，与你想要认识的人预约见面。

第二，专场“社交”活动。ICCA年会的“First Timer”，差不多就是一场专门的社交活动。对于大多数第一次参加ICCA年会的人来说，要想认识更多的人，就从这个会议开始。“First Timer”的主要安排包括：

1，分组——社交的基本单元。报名参加“First Timer”活动的参会者，会被分成若干个小组，每组6个人，每个小组都有一位资深的ICCA会员做组长。会场里，每个小组呈U字形围坐在一起，面朝会场舞台方向。

2，教你做社交。“社交”议程的第一步是小组内部交流，相互认识，互换名片。组长会给每人发一张由本次会议主持人签名的卡片，然后介绍ICCA年会主要活动的大致情况，并表示愿意为大家做向导；第二步是每人轮流做自我介绍，并说明自己为什么来参加ICCA年会；第三步是与相邻小组的成员认识；第四步是每人发一个彩色的丝巾，让大家以自己喜欢的方式系在身上的某个位置。你当然可以借此机会发一下社交媒体，而这正是策划人希望看见的；第五步是做放松训练。主持人让大家起身，把椅子移到会议室的两侧，然后跟着专业人员一起做放松运动；最后是舞蹈时间——大家在专业人员的指导下一起跳舞，“First Timer”活动随即达到高潮。

“First Timer”活动的价值很明显，即便你在之前一个人都不认识，通过这次活动，你至少可以认识ICCA family（ICCA家庭）里面的五六个人。在这个会议上，你从此不再孤单。

一位资深ICCA会员说，如果比较积极，你至少可以在ICCA年会上结识二三十位新朋友，顺便与二三十位老相识叙叙旧。回想一下参加ICCA年会的经历，我觉得他说的很对。

仅从以上分析就可以看出，不管我们的科技进步有多快，经济发展水平有多高，我们需要向发达国家学习的东西仍有很多，其中之一就是会议活动的策划及运营管理。