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案例研究:美国协会如何筹备线上年会

发布时间:2021-03-31 08:56:04     文章分类:会议方案

4月下旬,美国药学院协会(AACP)面临一项令人纠结的决定——在7月中旬举行协会的年会,年会将汇集2700多名药剂学专家,但那时候越来越担心新冠疫情(新冠疫情)的爆发导致年会取消并可能让协会面临沉重的财务危机。

这是一个复杂的年会,即便在平常时期

三月到五月是协会会议的旺季,美国药学院协会(AACP)的故事并非个案。筹备协会年会需要花费很大的努力——需要一年多的规划和以及所有AACP工作人员的参与。为期六天的协会年会上需要协调好750多名演讲人,包括250多个教育会议、600名学术海报演讲人、一个小型的同期展览、多个会前讲习班和研讨会。由于协会年会是协会的主要收入来源,因此协会年会的成功对于确保财务健康至关重要,同时协会年会也是协会会员的主要福利之一。

时间越来越紧了,到了4月份,新冠疫情的蔓延速度越来越快,疫情增加了原定于717日星期五举办的年会的不确定性。在协会内部,执行领导小组每周都要举行会议,评估各种情况。随着新冠疫情病例、死亡人数的激增以及新冠疫情对酒店业和社会带来的影响,我们越来越清楚地看到,我们面临的选择是有限的。线下会议不再是一个可行的选择,由于传染病而取消活动也并不在协会前几年购买的活动取消险的投保范围。

取消会议将导致AACP在未来几年内遭受严重的财务困难。因此,在4月底,唯一可行的选择是将年会转向线上形式举办。一旦协会领导和董事会达成一致并采取必要行动之后,协会的内部负责会议、教育、营销和传播的团队成员们启动了艰巨而复杂的任务,在不到两个月的时间内举办一次大型、成功的在线会议。

两个月的关键节点

第一项重担是确定如何向会员提供线上年会。首先,需要有一个线上平台来运行年会。这需要由有经验的专业人员来运营,而且完成这项工作的时间非常有限。

在会议团队的推动下,向其他团队收集了他们的要求:

◆会议的会期是什么时候?
◆内容是否应该分散在几周或几天之间,以便会员们能够更轻松地有选择性的远程参与?
◆直播会议与预先录制的会议怎么样融合才能有价值?
◆与会者将如何进行线上互动?
◆如何举行线上全体会议?
◆线上会议将主办多久?
◆该平台能否举办线上展厅,让参展商与与会者互动,并能够获得商机线索?
◆赞助商怎么办,权益在哪里展示?
◆数字学术海报该是什么样子?
◆此外,考虑了其他很多问题。

5月中旬,经过广泛的搜寻,通过无数次的演示和沟通,我们收到了供应商的报价,并选择了最可行的方案。下一个任务是重新评估新的预算,以支付新的费用结构——将活动从线下转到线上

构建与会者体验

开始启动了,团队制定了整个活动计划。我们确定了从现下活动过渡到在线活动的形式,优先考虑课程设置,其中CEUs 继续教育学分对会员是至关重要的,我们取消了无法线下举办的教育场景。调整策略,让会议的大部分教育内容、全体会议、展览、海报展示和比赛得以以线上的形式进行延续。

移动端和PC端的改造是参会者和演讲者体验的核心,必须确保满足团队既定的所有要求,这是成功的核心。线上平台,不仅要满足会员也要满足协会工作人员易用。这个平台是协会已使用了四年多的平台,它侧重于服务几个核心角色和场景:与会者,演讲者,海报演示者和赞助商的展览展示

演讲人管理

750余名演讲者转向在线需要一种全新的方法,包括技术培训和排练。我们决定对大部分教育课程进行预先登记,以控制课程的质量。AACP雇佣了专业的视听服务公司,以便能够更好地把控技术要求,并有能力承担完成与所有演讲者的沟通、记录演讲视频并指导/培训每个演讲者的密集型任务的能力。由于大多数会议环节都有多个演讲人,因此将所有单个录制的演讲合并为连续会话并将其上传到平台上需要技术公司的技术专长。由于时间相对较短,因此针对演讲人的集中沟通和责任就非常重要。

沟通很重要

由于时间紧迫,协会、与会者、演讲者、海报演讲者、参展商和赞助商之间的沟通至关重要。协会首先宣布年会将转向线上举办,并将在涉及到每个工作组时提供必要的信息,确保与会者、演讲者、海报演讲者、参展商和赞助商已收到与它们相关的特定任务的通知。

例如,要求与会者、演讲者进行预注册登记,告知参展商将在线上进行展示,并建立自己的展位(或页面)等。沟通的目标是尽快、明确地提供有关会议的所有细节。

协会团队一直在不断地沟通和开会,进行全面的汇报和沟通,并利用Basecamp让所有员工充分了解正在发生的事情。

会议管理

最重要的工作内容是会议本身的规划和执行。如上所述,每个对话的详细信息都记录在案,并指派视听生产团队(AV公司)提供技术支持和监控。我们所有的演示者都拥有在线工具(GoToMeetingZoom 等)的丰富经验,但由我们的AV公司管理的"帮助台"进一步让所有相关方的体验更加轻松,让不可避免的技术错误尽量不要发生。

角色和责任

来自美国各地的30多人的AV公司组成了生产团队。由协会内部团队负责活动的整体管理,就像筹备面对面会议(通讯、网站、注册、现场会议)一样。

AV公司是技术专家,他们管理演讲人服务台,将跟踪所有会议和演示者的详细信息,并处理视频制作。

我们希望,会议的预期结果是一次组织良好、顺利和无缝衔接的世界级会议。

经验和教训

不要一个人单打独斗!要执行如此大规模的活动,且期限紧迫,需要额外的资源来支持协会团队,以便向会员交付好的服务以及学术内容,从而为与会者提供价值。

确定从线下会议到在线形式应该采取什么和可以采取什么至关重要。这需要就保留什么和取消什么进行广泛的讨论和慎重的决定。

大多数发言者需要某种程度的指导,特别是线上会议。与他们合作并引导他们完成所有要求,特别是他们线上参会的技术,这对于打造世界级的在线活动是至关重要的。

为在线会议的各方提供经验以技术支持至关重要。有时,即使是经验丰富的演讲者也会有技术问题。

当然,线下会议的体验不能在网上复制。毫无疑问,协会成员期待着20217月在加拿大多伦多举行的线下会议。但是,鉴于这场全球危机,在线会议是协会在2020年的最佳选择。